Política de Privacidad

Los datos que tratamos dependen de la forma en que usted interactúa con nosotros. En términos generales, podemos recopilar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, RUT o número de identificación, correo electrónico, teléfono, cargo, nombre del establecimiento y RBD, cuando corresponda según el formulario utilizado.
• Datos relacionados con la prestación de servicios: información de facturación, datos del establecimiento u organización educacional, historial de contratación y uso de la plataforma Aptus.
• Datos de prospección comercial: nombre, correo y cargo de contactos obtenidos en ferias, eventos, formularios de interés o a través de agencias de prospección, siempre sobre la base de su consentimiento.
• Datos entregados al agendar una reunión: nombre y correo electrónico, a través de Google Calendar. 
• Datos de participación en actividades: inscripciones a webinars, talleres, capacitaciones y otros eventos organizados por Aptus a través de Aptus LIVE u otros canales.
• Datos de navegación y uso del sitio web: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo de permanencia y datos de cookies, conforme a lo que se explica en la sección 7 de esta política.
• Imagen y voz: cuando usted ha otorgado su consentimiento expreso para ser fotografiado, grabado o citado en contenidos de Aptus, como videos, podcasts o publicaciones.
• Datos de estudiantes entregados por establecimientos educacionales: los establecimientos que contratan los servicios de Aptus nos proporcionan datos de sus estudiantes a través de dos mecanismos disponibles:
  • (a) integración automática con su sistema de gestión escolar, mediante la cual el sistema correspondiente envía los datos directamente a la plataforma Aptus al activarse la integración;
  • (b) carga manual de un archivo (Excel u otro formato) que el propio establecimiento sube a la plataforma. 

En ambos casos los datos que recibimos son: nombre completo, RUT, correo electrónico, curso y sexo. En estos casos Aptus actúa exclusivamente como encargado del tratamiento del establecimiento, que es el responsable de esos datos. Esta información incluye datos de menores de edad, lo que se explica con mayor detalle en la sección 8.

Usamos sus datos personales únicamente para las finalidades que se indican a continuación, y siempre contando con una base legal que lo justifique:

Para prestar nuestros servicios educativos

Cuando usted es cliente de Aptus —ya sea como sostenedor, directivo, docente o institución— tratamos sus datos para gestionar el contrato, habilitar el acceso a la plataforma, brindar soporte, emitir documentos de facturación y mantener la relación comercial (Art. 13 lit. c, Ley 21.719).

Para gestionar su solicitud o consulta

Cuando nos escribe a través del formulario de contacto, por correo o por WhatsApp, usamos sus datos para responder su mensaje y darle seguimiento. La base legal es su consentimiento (Art. 12, Ley 21.719), que usted otorga al completar el formulario.

Para enviarle información y comunicaciones comerciales

Si usted nos ha autorizado expresamente, le enviaremos información sobre nuestros programas, recursos gratuitos, eventos y novedades a través de correo electrónico (Mailchimp). Esta autorización es voluntaria, independiente del resto de los tratamientos, y la puede revocar en cualquier momento haciendo clic en el enlace de cancelación de suscripción que incluimos en cada correo, o escribiéndonos a datospersonales@aptus.org.

Para organizar webinars y eventos

Cuando gratuitamente se inscribe y participa en una actividad de Aptus LIVE u otros eventos, usamos sus datos para un fin comercial y de marketing además de gestionar su participación, enviarle los materiales y hacer seguimiento posterior. 

Para mejorar nuestro sitio web y servicios

Usamos datos de navegación y estadísticas de uso para entender cómo se utiliza nuestro sitio y mejorar la experiencia de los visitantes. Esto lo hacemos en base a nuestro interés legítimo (Art. 13 lit. d, Ley 21.719), siempre que no afecte sus derechos fundamentales.

Para cumplir con obligaciones legales

En algunos casos estamos obligados por ley a tratar ciertos datos, por ejemplo, para efectos tributarios o laborales. En esos casos, la base legal es el cumplimiento de una obligación legal (Art. 13 lit. b, Ley 21.719).

Aptus no vende, arrienda ni cede sus datos personales a terceros. Sin embargo, para poder operar y prestar nuestros servicios, trabajamos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento. Esto significa que solo pueden usar sus datos siguiendo nuestras instrucciones y para los fines que les indicamos.

Actualmente trabajamos con los siguientes encargados del tratamiento de los datos:

• Mailchimp (Intuit Inc., Estados Unidos): para el envío de correos electrónicos y gestión de nuestra base de contactos.
• Salesforce (Estados Unidos): para la gestión de nuestra relación comercial con clientes y prospectos.
• BUK: para la gestión de recursos humanos y datos del personal interno y postulantes a nuevos cargos de Aptus.
• TGP: agencia de call center que apoya nuestra prospección comercial bajo un contrato de encargo de tratamiento.
• SAP (SAP SE, Alemania): sistema de gestión administrativa y financiera utilizado principalmente para nuestros procesos contables. SAP almacena datos bancarios de proveedores y prestadores de servicios (número de cuenta, banco, tipo de cuenta, RUT del titular), así como datos de facturación y órdenes de pago. Dado que SAP puede operar con servidores fuera de Chile, Aptus ha verificado que cuenta con mecanismos adecuados de protección de datos conforme a la Ley N° 21.719.
• Google LLC (Estados Unidos): utilizamos Google Analytics para medir el tráfico del sitio, Google Tag Manager para gestionar tecnologías de seguimiento, y Google Calendar para la agenda de reuniones con visitantes. Google puede procesar datos de navegación y datos de contacto de quienes agendan reuniones.
• Meta Platforms Inc. (Estados Unidos): utilizamos Meta Pixel para medir la efectividad de campañas publicitarias en Facebook e Instagram. Meta puede procesar datos de navegación y comportamiento en el sitio de quienes han dado su consentimiento.
• Regcheq: plataforma a través de la cual operamos nuestro canal de denuncias, habilitado en el marco de la Ley N° 20.393. Regcheq accede a los datos del denunciante (cuando la denuncia no es anónima) y a los datos de las personas mencionadas en la denuncia. El tratamiento de esta información está sujeto a estrictas obligaciones de confidencialidad y solo puede usarse para la gestión de la denuncia.
• DocuSign (Docusign Inc., Estados Unidos): plataforma de firma electrónica utilizada para el envío y firma de contratos con proveedores, prestadores de servicios y otros documentos que requieren firma formal. DocuSign accede al nombre, correo electrónico y RUT de los firmantes, así como al contenido de los documentos enviados a firmar.
• • LinkedIn Ireland Unlimited Company (Irlanda / EE.UU.): utilizamos LinkedIn Insight Tag para el seguimiento de visitantes vinculados a campañas de LinkedIn, especialmente en páginas relacionadas con empleo.
  • Edunext (Colombia): plataforma a través de la cual Aptus ofrece cursos gratuitos (aptus.edunext.io). Procesa datos de registro y participación de quienes se inscriben en dichos cursos. Edunext actúa como encargado del tratamiento de esos datos en nombre de Aptus. 
  • Imprentas: cuando el servicio contratado por el establecimiento incluye la impresión de hojas de respuesta u otro material personalizado, compartimos con la imprenta los datos de nombre y RUT de los estudiantes estrictamente necesarios para la producción de ese material. La imprenta actúa como encargada del tratamiento y solo puede usar esos datos para el encargo específico.
  • Proveedores de tecnología: empresas que nos entregan servicios de hosting, seguridad informática y soporte técnico, quienes acceden a los datos sólo en la medida necesaria para prestar sus servicios.

  Algunos de estos proveedores operan desde el extranjero, en particular desde Estados Unidos. En esos casos, Aptus ha verificado que cuentan con mecanismos adecuados de protección de datos, como cláusulas contractuales estándar o certificaciones internacionales reconocidas, conforme a lo que exige la Ley 21.719 en materia de transferencia internacional de datos.

  También podemos compartir sus datos cuando así lo exija una resolución judicial firme o un organismo público en ejercicio de sus atribuciones legales.

Conservamos sus datos personales sólo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados, o mientras la ley nos lo exija.

Los criterios que usamos para definir los plazos de conservación son los siguientes:

• Si usted es cliente de Aptus, conservamos sus datos durante la vigencia de la relación contractual; posterior a esa vigencia, los datos serán eliminados si usted así lo indica.
• Si usted entregó sus datos para recibir información comercial o para el seguimiento de una cotización, los conservaremos mientras su consentimiento esté vigente. 
• Si está suscrito a nuestro newsletter, conservamos su correo hasta que cancele la suscripción o se produzca un rebote permanente.
• Los datos de navegación y cookies analíticas se conservan por un máximo de dos años desde su recopilación.
• Las imágenes y grabaciones de voz se conservan conforme al plazo indicado en el formulario de consentimiento específico que usted suscribió.

Una vez vencidos estos plazos, sus datos serán eliminados de forma segura o anonimizados de manera irreversible, de modo que dejan de ser datos personales.

Aplicamos medidas técnicas y administrativas adecuadas para proteger sus datos frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida. Entre estas medidas se encuentran el control de acceso por roles, el cifrado de datos en tránsito, la autenticación segura para el ingreso a nuestros sistemas y la capacitación periódica de nuestro equipo.

Además, todos nuestros trabajadores y los proveedores que acceden a datos personales tienen la obligación contractual de mantener la confidencialidad de esa información, incluso después de terminada su relación con Aptus.

Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad que afecte sus datos, lo notificaremos a la Agencia de Protección de Datos Personales sin dilación indebida, conforme al Art. 14 sexies de la Ley 21.719. Si el incidente involucra datos sensibles o representa un riesgo significativo para usted, también le informaremos directamente a través de los medios disponibles.

Nuestro sitio web usa cookies y tecnologías similares que se almacenan en su dispositivo cuando visita una página. El sitio utiliza Google Tag Manager (GTM), una herramienta que permite gestionar y activar distintas tecnologías de seguimiento desde una plataforma centralizada. A través de GTM pueden activarse las siguientes tecnologías: 

• Cookies técnicas o esenciales: son necesarias para que el sitio funcione. Sin ellas, algunas funcionalidades básicas no estarían disponibles. No requieren su consentimiento.
• Google Analytics: nos permite medir el tráfico y el comportamiento de los visitantes del sitio. Requiere su consentimiento.
• Meta Pixel (Facebook/Instagram): permite medir la efectividad de nuestras campañas publicitarias en redes sociales y mostrar publicidad relevante. Requiere su consentimiento.

Cuando ingrese al sitio por primera vez, le mostraremos un aviso para que pueda elegir qué tipos de cookies aceptar. Puede cambiar sus preferencias en cualquier momento desde el panel de cookies disponible en el sitio, o configurando directamente su navegador. Tenga en cuenta que desactivar ciertas cookies puede afectar la experiencia de navegación.

El tratamiento de datos de menores de edad es un área que Aptus aborda con especial cuidado, dado que una parte relevante de los datos que recibimos a través de los establecimientos educacionales que trabajan con nosotros corresponde a estudiantes que en su mayoría son menores de edad.

Datos recibidos a través de la plataforma Aptus

Los establecimientos educacionales nos proporcionan datos de sus estudiantes a través de la plataforma Aptus mediante dos mecanismos:

• Integración automática con el sistema de gestión escolar del colegio.
• Carga manual de datos.

En ambos casos, los datos que recibimos son: nombre completo, RUT, correo electrónico, curso y sexo. En la mayoría de los casos, estos datos corresponden a menores de edad.

En este contexto, Aptus actúa exclusivamente como encargado del tratamiento del establecimiento educacional, que es quien tiene la calidad de responsable de los datos de sus estudiantes. El establecimiento, al utilizar cualquiera de estos mecanismos de carga, declara contar con las autorizaciones legales necesarias de los representantes legales de los estudiantes para realizar esta transferencia, conforme al Art. 16 quáter de la Ley 21.719. Esto significa que:

• Aptus solo trata esos datos para los fines del servicio contratado por el establecimiento, y conforme a sus instrucciones.
• El establecimiento es quien debe contar con las autorizaciones legales correspondientes de los representantes legales de los estudiantes, conforme al Art. 16 quáter de la Ley 21.719.
• Aptus no utiliza los datos de estudiantes para ninguna finalidad propia, como comunicaciones comerciales, análisis de mercado u otros fines ajenos al servicio educativo contratado. Eventualmente, podríamos usar los datos de forma agregada y anonimizada con fines estadísticos.
• Aptus no cede ni comunica esos datos a terceros, salvo que el establecimiento lo autorice expresamente o la ley lo exija.

Datos de menores a través del sitio web

Aptus no recopila intencionadamente datos personales de niños y niñas menores de 14 años a través de su sitio web público. Si usted tiene menos de 14 años, le pedimos que no nos envíe sus datos sin la autorización y supervisión de un adulto responsable.

En el caso de adolescentes de entre 14 y 18 años, el tratamiento de datos personales sensibles requerirá el consentimiento de sus representantes legales, conforme al Art. 16 quáter de la Ley 21.719. Si Aptus detecta que ha recopilado inadvertidamente datos de un menor sin las autorizaciones correspondientes, procederá a eliminarlos de inmediato.

La Ley 21.719 le reconoce seis derechos sobre sus datos personales, que usted puede ejercer en cualquier momento de forma gratuita:

• Derecho de acceso: puede solicitarnos confirmación de si tratamos sus datos y, en caso afirmativo, obtener una copia de ellos, información sobre su origen, finalidad y destinatarios.
• Derecho de rectificación: puede pedirnos que corrijamos datos inexactos, desactualizados o incompletos.
• Derecho de supresión: puede solicitarnos que eliminemos sus datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados, cuando revoque su consentimiento u otras causales establecidas en la ley.
• Derecho de oposición: puede oponerse a un tratamiento específico de sus datos, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales.
• Derecho de portabilidad: puede solicitar una copia de sus datos en formato electrónico estándar para transferirlos a otro responsable.
• Derecho de bloqueo temporal: puede pedirnos la suspensión temporal del tratamiento mientras se tramita alguna de las solicitudes anteriores (rectificación, supresión u oposición). Aptus deberá responder esta solicitud dentro de los 2 días hábiles siguientes a su recepción. Mientras no resuelva la solicitud, no podrá tratar los datos involucrados. El bloqueo no afecta el almacenamiento de sus datos.

¿Cómo ejercer sus derechos?

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbanos a datospersonales@aptus.org con el asunto «Solicitud de derechos sobre mis datos — [su nombre]». Incluya su nombre completo, su RUT o documento de identidad, el derecho que desea ejercer y, si corresponde, una indicación de los datos involucrados.

Responderemos su solicitud dentro del plazo legal de 30 días corridos. Este plazo puede extenderse por una vez hasta por 30 días adicionales si la complejidad o el volumen de solicitudes así lo requieren, en cuyo caso le informaremos oportunamente dentro de los primeros 30 días de plazo. El ejercicio de estos derechos es siempre gratuito.

¿Qué pasa si no respondemos o rechazamos su solicitud?

Si Aptus no responde dentro del plazo legal, o si rechaza total o parcialmente su solicitud, usted tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia de Protección de Datos Personales (APDP), dentro de los 30 días hábiles siguientes a recibir nuestra respuesta denegatoria o al vencimiento del plazo. La APDP es el organismo público autónomo creado por la Ley  para velar por el cumplimiento de los derechos de los titulares de datos en Chile.

En algunos de nuestros programas formativos, Aptus puede proporcionar cuentas de correo electrónico institucionales a los participantes. Este servicio es voluntario, se entrega exclusivamente para el cumplimiento de los fines del programa correspondiente, y no constituye ningún vínculo jurídico de otra naturaleza ni genera derechos permanentes sobre la cuenta.

Todo correo enviado desde estas cuentas es de exclusiva responsabilidad de quien lo emite y no representa a Aptus. En caso de mal uso, Aptus puede desactivar la cuenta sin previo aviso ni compensación.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario, por ejemplo, ante cambios en nuestras prácticas de tratamiento de datos, en la legislación aplicable o en los servicios que ofrecemos. Cada vez que lo hagamos, publicaremos la nueva versión en esta misma página con la fecha de vigencia actualizada.

Si los cambios afectan tratamientos basados en su consentimiento, le notificaremos directamente y, cuando corresponda, le solicitaremos una nueva autorización. El uso continuado del sitio tras la publicación de los cambios implica su aceptación.

La versión vigente de esta política siempre estará disponible en www.test-aptus.org/politica-de-privacidad.